Тема, действие, срок
Назовите задачу, нужное действие и срок. Несвязанные просьбы отправьте отдельно: на них проще ответить и потом найти в чате.
Вместо сообщения без контекста
По запуску рассылки: проверь, пожалуйста, ссылки в тестовом письме. Нужен ответ до 14:00, чтобы успеть исправить ошибки перед отправкой.
Здесь понятно, что проверить и почему ответ нужен к 14:00. Собеседнику не нужно угадывать, требуется ли проверить весь текст или только ссылки.
Попросить информацию
Уточните, какие данные нужны и в каком виде. Если не знаете ответственного, сначала спросите, к кому обратиться. Не просите лишние персональные данные.
Коллеге, с которым уже общаетесь
Пришли, пожалуйста, количество регистраций за прошлую неделю и сравнение с предыдущей. Можно двумя числами в этом чате. Они нужны для отчёта.
Человеку из другого отдела
Анна, здравствуйте. Я готовлю обзор запуска для команды продукта. Подскажите, у кого можно получить число заявок по форме за сентябрь? Персональные данные заявителей не нужны.
Напомнить о задаче
Напомните о договорённости и скажите, что зависит от ответа. Если срок не обсуждали, спросите о нём. Называть задачу просроченной рано.
Если срок был согласован
Возвращаюсь к макету страницы: вчера договорились получить комментарии сегодня. Подскажите, получится прислать их до 15:00? После этого смогу собрать финальную версию.
Если срока не было
Напомню про согласование текста для сайта. Когда сможете его посмотреть? Мне нужен ориентир, чтобы спланировать публикацию.
Перенести срок
Предупредите до дедлайна. Назовите новый срок, если уже оценили работу. Если оценки нет, скажите, когда сообщите новости.
Новый срок уже понятен
Не успеваю закончить таблицу к 12:00: сверка двух разделов заняла больше времени. Готовую версию пришлю к 16:00. Если для встречи нужны только итоги, могу отправить их сейчас отдельно.
Оценки пока нет
Сегодня не смогу отправить финальный расчёт: ещё проверяю расхождение в исходных данных. До 17:00 сообщу, что удалось выяснить и какой срок реалистичен.
Выбрать тон
Пишите в привычной манере. Знакомому коллеге: «Можешь посмотреть?». В первом сообщении: «Подскажите, пожалуйста». Вместо оценки человека назовите, что нужно исправить: «В файле нет данных по двум регионам. Добавьте их, пожалуйста».
Перед отправкой
Сверьте факты и обещания, особенно если сокращали черновик с нейросетью.
- Можно ли понять тему без перечитывания всего чата?
- Есть ли одно понятное действие для собеседника?
- Указаны ли правильные дата, время и часовой пояс, если участники работают в разных регионах?
- Доступна ли ссылка адресату и приложен ли обещанный файл?
- Нет ли в сообщении обязательств, которые вы не готовы выполнить?